総務担当には秘書・会議・経費などの様々な役割があり、私は経費チームを経て入会3年目から秘書業務を担当しています。役員や上司のスケジュール管理や電話・来客対応、資料作成、出張準備、各種手配などが私の仕事で、なかでも上司のスケジュール管理は特に重要。出張や会議など多忙なスケジュールをムダがないように組み、予定を調整しています。出張の際の移動手段や宿泊先の手配から、上司が中心となって会議を行う場合は会議室の予約や参加メンバーへの連絡も秘書の仕事です。また、社外対応として役員や上司に代わって電話やメールを受けることもあり、上司や役員、担当部署が対応できない時には代理で対応も行います。

総務部は代表電話を受ける部署でもあり、JAや組合員のほか、様々なお客さまからたくさんの電話がかかってきます。私たちの受け答えで当会のイメージが左右されてしまうので、JAバンク大阪信連の顔にふさわしい、明るくハキハキとした対応は必須。また、秘書に欠かせないのが一般常識とビジネスマナー、そして気配りです。相手に不信感を抱かせてしまわないようビジネスシーンに適した言葉遣いや態度などのマナーに気をつけるとともに、上司が少しでも働きやすいよう、求められることを察知し、先回りして行動することを心掛けています。こうした努力が役員、上司の円滑な業務遂行に役立ち、「丁寧に準備してくれたからうまくいったよ。ありがとう」と言っていただいた時は、とても嬉しく思います。

秘書という仕事は、まさに縁の下の力持ち。自分自身が表に出ることは少ないですが、なくてはならない役割を担っていると自負しています。役員や部署の業務が滞りなく完了した時、上司との信頼関係が築けていると感じられた時は達成感がありますし、次も頑張ろうという原動力につながります。今はまだ先輩から教えてもらうことが多いですが、今後は秘書検定を取得するなど、早く先輩のような優秀な秘書に成長したいと思っています。また、将来は融資業務などまだ携わったことのない分野にも挑戦し、JAバンク大阪信連の職員として担える仕事の幅と知識を増やしたいですね。